Ukraine – Sending a power of attorney (Довіреність) with Apostille (Aпостиль)

Power of attorney and apostille (Довіреність та апостиль)

UkraineIf you have property or business in the Ukraine, but you are now living in Australia with no intention of returning to the Ukraine each and every time you need to do something with your property or business, you should consider appointing someone in the Ukraine to look after your property or business on your behalf. This is a very common situation and the process is fairly simple to follow. Allow us to explain and assist you.

The process of appointing someone as your attorney or authorised representative with a “power of attorney” is widely accepted across many countries around the world, including the Ukraine.

For a power of attorney (доручення) to be valid in the Ukraine, you need to:

  • Prepare the power of attorney according to the local legal requirements in the Ukraine (see below)
  • Sign the power of attorney in front of a notary public. The notary public will witness and notarise the your document with their signature and seal.
  • After the power of attorney has been notarised, arrange for it to be stamped with an apostille from the Department of Foreign Affairs and Trade.

These steps are important and should be followed otherwise your power of attorney might not be valid or recognised in the Ukraine.

Sometimes the advice you might receive different or conflicting advice from the Ukraine as to how you can appoint someone to act on your behalf or represent you in the Ukraine. Maybe some people do not refer to the document as a power of attorney, and instead they call it a letter of authorisation or letter of appointment. Regardless of the actual name used, the intended purpose is generally the same – and that is to appoint someone to act on your behalf in relation to your property or business matters in the Ukraine.

If you are not sure or if the people you are speaking to in the Ukraine are not sure, you can provide the following text as an example of what should be included in the power of attorney, letter of authority or letter of appointment (download PDF).

Доручення складається з таких реквізитів:

  1. Назва документа.
  2. Текст.
  3. Дата.
  4. Підпис довірителя.
  5. Засвідчення підпису довірителя (дата засвідчення, посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка за­свідчила доручення, печатка). Засвідчення здійс­нюється за місцем роботи чи проживання довіри­теля або в нотаріальній конторі.

Текст особистого доручення містить, як правило, такі дані:

  1. Прізвище, ім’я, по батькові довірителя (повністю).
  2. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається доручення, дані документа, що посвідчує особу.
  3. Дії, обов’язки, права довіреної особи, її повнова­ження.
  4. Термін дії доручення.

Текст генерального (спеціального) доручення складаєть­ся з таких частин:

  1. Місце, число, місяць, рік укладання документа (лі­терами й без скорочень).
  2. Прізвище, ім’я, по батькові довірителя (повністю). Якщо довірителем виступає установа, то вказується посада, прізвище, ім’я, по батькові, назва установи, закладу довірителя або назва установи-довірителя.
  3. Домашня адреса довірителя (адреса установи).
  4. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю), дані докумен­та, що посвідчує особу, якій видається доручення.
  5. Дії, обов’язки, права довіреної особи, її повнова­ження.
  6. Термін дії доручення (словами).

Крім засвідчення (дата засвідчення вказується ліво­руч літерами) за необхідності вказується:

  1. Запис про стягнення державного мита чи гербового збору.
  2. Номер, під яким зареєстровано генеральне дору­чення.

The information provided in this part is not intended to be advice on how to prepare a power of attorney used in the Ukraine. It is the starting point for you to discuss the requirements with your counterparts in the Ukraine and to clarify what they require to ensure that your power of attorney is properly signed, witness, notarised and stamped with an apostille so that it will be legally valid in the Ukraine.